Переїзд офісу (www.davay-pereedem.com/ua/ofisnyi-pereizd-kyiv) — важливий і відповідальний захід для будь-якої компанії.
Від того, наскільки ефективно він буде спланований і проведений, безпосередньо залежить безперебійність робочих процесів. Адже кожна година простою — це втрачені гроші, невдоволення клієнтів і удар по репутації.
Але чи можна зовсім уникнути простою під час переїзду? Навряд чи, особливо якщо офіс немаленький. Однак мінімізувати час вимушеної бездіяльності співробітників цілком реально. Далі розповімо, що для цього необхідно.
Як зменшити навантаження на співробітників під час переїзду офісу?
- Проведіть загальні збори, де детально розкажіть про причини, терміни та порядок переїзду. Дайте співробітникам можливість поставити запитання і поділитися побоюваннями. Відкритий діалог допоможе знизити рівень стресу й отримати підтримку колективу.
- Надайте докладні інструкції з підготовки робочих місць до переїзду. Поясніть, як правильно упакувати речі, що можна викинути, а що потрібно зберегти. Це позбавить співробітників зайвих сумнівів і хаосу.
- Подбайте про комфорт персоналу на новому місці. Заздалегідь продумайте організацію простору, щоб кожен почувався зручно. Якщо можливо, врахуйте індивідуальні побажання і потреби.
- Не забудьте про допомогу вантажників. Вони розвантажать тендітну техніку, важкі меблі та коробки. Співробітникам не доведеться витрачати сили на фізичну працю, а значить, залишиться більше енергії на поточні завдання.
- Організуйте корпоративний захід після завершення переїзду. Спільний відпочинок згуртує колектив і допоможе швидше адаптуватися до змін. Головне — створіть неформальну і позитивну атмосферу
Як має підходити підготовка до офісного переїзду?
Особливу увагу слід приділити підготовці до офісного переїзду. Вона має бути ретельною і всебічною:
- Почніть планування заздалегідь, мінімум за 2-3 місяці. Складіть детальний план з термінами, бюджетом і відповідальними.
- Призначте керівника переїзду та робочу групу з представників ключових відділів. Завдання групи — продумати всі нюанси, узгоджувати рішення, контролювати процес.
- Проведіть аудит майна і документації, визначити, що переїжджає, а що можна утилізувати. Скласти докладні описи по відділах і співробітниках.
- Ретельно обирайте підрядника для здійснення переїзду. Запросіть комерційні пропозиції у кількох компаній, перевірте відгуки та рекомендації. Ціна важлива, але не на шкоду якості. Середні ціни на вантажоперевезення по Києву для порівняння можна дізнатись тут www.davay-pereedem.com/ua/vantazhni-perevezennia-kyiv.
- Передбачте резервні канали зв’язку та варіанти дій на випадок форс-мажорів — відключення електрики, поломки техніки, несумлінності підрядника.
- Заздалегідь підготуйте новий офіс — зробіть ремонт, розставте меблі, налагодьте інфраструктуру. IT-фахівці мають завчасно налаштувати обладнання та протестувати мережу.
- Промаркуйте всі коробки з речами та техніку по відділах і робочих місцях. На новій локації це суттєво спростить процес розпакування та розстановки.
- Організуйте чітку логістику процесу, синхронізуйте дії на старій і новій точках. Залучіть максимум ресурсів для паралельного виконання завдань.
