Як ефективно керувати кількома відділами компанії

Багато компаній відділи працюють спільно над проектами, що робить координацію дій співробітників критично важливою.

Особливо це актуально, коли команди працюють паралельно, а не поетапно. У таких ситуаціях точний розподіл завдань між відділами стає необхідністю.

Практика показує, що співробітники різних відділів часто не до кінця розуміють межі своєї відповідальності, що призводить до непорозумінь та затримок. Тому важливо запровадити систему роботи з чіткими та фіксованими правилами для кожного співробітника. Це допоможе забезпечити злагодженість дій та запобігти накладкам у процесі виконання завдань.

Помилки, яких можна уникнути при правильній організації роботи відділу

У компаніях, де координація взаємодій співробітників не отримує належної уваги, неминуче виникають неприємні наслідки. Ось деякі з них:

• Затримки під час передачі завдань між співробітниками.
• Зрив запланованих термінів.
• Несвоєчасне підписання документів.
• Неефективне планування.
• Зниження прозорості бізнес-процесів.

Цей список можна продовжувати довго, але набагато важливіше розглянути методи, які допомагають налагодити контроль та організацію роботи відділів всередині компанії.

Організація роботи структурного підрозділу

Методика управління структурним підрозділом залежить від підходу керівника та її бажання поринати у внутрішні справи кожного відділу. Існують два основні типи менеджменту.

Перший тип: управління з пірамідальної структури

У цій схемі управління керівник знаходиться на вершині піраміди та взаємодіє зі своїми заступниками. Робота підрозділів забезпечується через контакти з ними. Директор не вникає в кожну деталь, а дізнається лише про найважливіші моменти, що стосуються проектів. Він ставить загальний напрям, а підлеглі реалізують його ідеї. Про внутрішні процеси компанії він поінформований лише через звіти та інформацію, яку надають заступники.

Другий тип: занурене керування

Тут керівника активно залучено до внутрішніх справ кожної робочої групи. Він займається як плануванням, а й вирішенням операційних завдань. Директор уникає посередників та особисто аналізує роботу персоналу. Для такої стратегії необхідні спеціалізовані програми, що дозволяють оцінити роботу кожного співробітника та контролювати виконання плану. Однак неправильний вибір програмного забезпечення може спричинити хаос замість спрощення управління.

Таким чином, вибір методу управління та відповідних інструментів має вирішальне значення для ефективної організації роботи структурного підрозділу.

Як уникнути проблем при управлінні кількома відділами компанії

Для забезпечення порядку роботи підрозділів рекомендується використовувати CRM-систему, проте важливо правильно налаштувати її, щоб уникнути хаосу в задачах. Нерідко керівники не приділяють цьому належної уваги, що призводить до створення громіздкої системи управління, з якою важко працювати.

1. Основні помилки керівників:

• Відсутність сегментації у відділах. Багато керівників вважають, що наявність плану роботи підрозділу вже задає напрямок. Однак без сегментації ускладнюється контроль за роботою персоналу, ефективність роботи можна оцінити тільки за підсумковими показниками.
• Недостатня увага до налаштування робочого середовища. Для кожного відділу повинні бути передбачені окремі робочі простори CRM. Це дозволяє швидко оцінити ключові показники проектів, використовуючи канбан-дошки та картки завдань.

2. Переваги сегментації та налаштування CRM:

• Оцінка результатів роботи. Сегментація допомагає як оцінити результати роботи підрозділів, а й ефективно вирішувати оперативні завдання, особливо за необхідності термінового реагування проблеми.
• Управління віддаленими та відокремленими підрозділами. Дедалі більше компаній використовують віддалених співробітників. Замість щоденних дзвінків у месенджерах можна налаштувати прозору систему, що дозволяє легко оцінювати результати роботи. Керівник може будь-якої миті перевірити хід проекту та отримати попередження про затримки.

3. Вплив CRM на ефективність компанії:

• За даними дослідження Aberdeen Group, ефективність роботи компанії залежить від використання CRM. Так, комерційні організації з високим рівнем доходів на 81% частіше використовують CRM порівняно з менш успішними конкурентами.

Таким чином, правильне налаштування та використання CRM-системи дозволяє уникнути проблем при управлінні кількома відділами компанії, підвищити ефективність роботи та забезпечити оперативне вирішення завдань.